On peut entrer en relation d’affaire avec Droits d’auteur Arts Visuels / Copyright Visual Arts de deux façons : être MEMBRE ou ASSOCIÉe.

• ARTISTE MEMBRE désigne un-e artiste qui accorde un mandat à Droits d’auteur Arts Visuels pour qu’elle administre ses droits d’auteur sur l’ensemble de ses œuvres. Un-e artiste MEMBRE conserve la pleine propriété de ses droits d’auteur mais confie à Droits d’auteur Arts Visuels la responsabilité de les administrer en son nom. Cela veut dire que lorsqu’un utilisateur (musée, éditeur, centre d’exposition, etc.) contacte un-e artiste MEMBRE, l’artiste réfère l’utilisateur à Droits d’auteur Arts Visuels qui s’occupe de discuter d’une licence avec l’institution. Les artistes MEMBRES de Droits d’auteur Arts Visuels bénéficient de redevances plus élevées que les minimums recommandés par CARFAC et le RAAV et ne paient pas de frais d’administration.

• ARTISTE ASSOCIÉ-e désigne un-e artiste qui accorde un mandat limité et temporaire à Droits d’auteur Arts Visuels pour la gestion de son Droit d'exposition ET / OU de ses Droits de reproduction (y compris la reprographie et la communication par télécommunications), ET / OU ses droits de reproductions publicitaires ET / OU ses services professionnels liés à des projets concernant ses œuvres d'art. Les ASSOCIÉ-e-S peuvent donc choisir ce qu’ils souhaitent que Droits d’auteur Arts Visuels fasse pour eux. Ils-elles reçoivent généralement les minimums recommandés par le CARFAC et le RAAV mais ne paient pas de frais administratifs.

Conformément aux principes établis dans la Loi canadienne sur le droit d’auteur, Droits d’auteur Arts Visuels doit autoriser par écrit toute présentation publique (exposition) et toute reproduction (intégrale ou partielle) d’une œuvre créée par un MEMBRE de Droits d’auteur Arts Visuels. Cette autorisation écrite est une licence émise par Droits d’auteur Arts Visuels. Toute utilisation pour laquelle une autorisation (licence) n’a pas été établie par écrit est illégale.  Une licence ne constitue pas un transfert de propriété de l’œuvre ni des droits d’auteur qui s’y rapportent. Une licence définit les limites de ce que peut faire un utilisateur avec une œuvre d’art pour une période donnée. Droits d’auteur Arts Visuels ne négocie en général que des licences non-exclusives, ce qui signifie que l’artiste (et Droits d’auteur Arts Visuels) retient tous ses droits d’auteur, sauf ceux qui ont fait l’objet d’une licence d’utilisation. 

Lorsqu’on achète une œuvre d’art, ou qu’on en reçoit une en cadeau ou en héritage, le nouveau propriétaire n’est pas également propriétaire des droits d’auteur rattachés à cette œuvre. À moins qu’il y ait eu une entente signée dont l’effet est de transférer de l’artiste au nouveau propriétaire la propriété de ces droits, ceux-ci demeurent la propriété exclusive de l’artiste.  Les propriétaires d’œuvres d’art qui n’en détiennent pas les droits d’auteur doivent négocier leurs utilisations pour fins d’exposition ou de reproduction avec les auteurs de ces œuvres ou avec Droits d’auteur Arts Visuels. 

Tous les montants mentionnés dans la Grille RAAV-CARFAC des tarifs minimum pour droits d’auteur et honoraires professionnels sont des minimums. Un-e artiste peut donc demander une redevance plus élevée, ou en accepter une plus élevée s’il elle lui est offerte.  Droits d’auteur Arts Visuels n’utilise la Grille RAAV-CARFAC que comme référence. Les redevances qu’elle demande pour les utilisations d’œuvres des artistes qu’elle représente sont plus élevées que les minimums recommandés. Un-e artiste représenté-e par Droits d’auteur Arts Visuels reçoit donc en général plus de redevances qu’un-e artiste autonome ou simplement associé-e.

Droits d’auteur Arts Visuels, comme toutes les sociétés de gestion, est soutenue en majeure partie par les frais administratifs qu’elle retient sur les redevances de droits d’auteur qu’elle collecte. Droits d’auteur Arts Visuels a besoin de ces frais administratifs afin de continuer à servir les artistes et les utilisateurs de leurs œuvres. Ces frais d’administration sont facturés aux Utilisateurs d’oeuvres.

Débutant en 2019, Droits d’auteur Arts Visuels offrira aux artistes en arts visuels et médiatiques et aux utilisateurs de leurs œuvres un système d’octroi de licences en ligne. Lorsque les organismes de diffusion utiliseront ce système automatisé ils bénéficieront d'une réduction de 12.5% à 20%, selon les types de redevances, sur les frais administratifs facturés, d’où l’Intérêt d’utiliser ce système.

Mentionner le nom d’un artiste en relation avec son œuvre est une obligation découlant de la Loi sur le droit d’auteur ; il s’agit de l’un de ses droits moraux sur son œuvre, le droit de paternité. Toute utilisation d’une œuvre doit comporter la mention du nom de son auteur à moins que l’artiste n’ait renoncé à ce droit par écrit.  Les licences émises par Droits d’auteur Arts Visuels requièrent que chaque reproduction ou exposition d’une œuvre d’un artiste qu’elle représente soit accompagnée d’un avis contenant les mentions suivantes : titre de l’œuvre, nom de l’artiste, année de création © CARCC - Droits d’auteur Arts Visuels, année d’émission de la licence. 

Cet avis doit être placé à proximité de l’œuvre reproduite ou exposée ou, au besoin, dans la table des illustrations d’un livre ou d’un catalogue en indiquant la page où figure la reproduction. Le non-respect de cette obligation d’afficher cette information de façon complète et lisible peut entraîner une pénalité de 200% du tarif original, sans préjudice dans l’éventualité d’une poursuite par l’auteur.

Les redevances de droit d’auteur figurant dans la Grille RAAV-CARFAC des tarifs minimum de droits d'auteur et de services professionnels s’appliquent à toute reproduction, exposition ou présentation publique d’une œuvre. La Loi sur le droit d’auteur ne fixe pas la valeur monétaire de ces droits – elle établit seulement quels types d’utilisations sont protégés par le droit d’auteur, c’est-à-dire quand il est nécessaire de demander la permission du propriétaire du droit d’auteur. Le propriétaire de ce droit a le pouvoir implicite de demander une compensation pour une utilisation donnée. La Grille RAAV-CARFAC propose des redevances minimums recommandées pour la majorité des types d’utilisation des œuvres en arts visuels et médiatiques. Généralement, Droits d’auteur Arts visuels demande des redevances plus élevées pour les artistes qu’elle représente que les minimums recommandés.

• Dans les cas d’exposition d’œuvres créées après le 7 juin 1988 dans un contexte où il n’y a ni vente ni location des œuvres, les redevances sont établies selon la durée de l’exposition, son degré d’importance, le budget de fonctionnement et la nature de l’institution qui expose, ainsi que d’autres facteurs. 
• Pour les reproductions, les tarifs sont déterminés en tenant compte de variables comme le type de support, le volume du tirage, la durée de la licence, le territoire de distribution et ainsi de suite.
• Les montants minimums pour honoraires professionnels qui figurent dans la Section IV de la Grille RAAV-CARFAC des tarifs minimums de droits d'auteur et de services professionnels ne sont pas des redevances de droit d’auteur ; ils sont plutôt des montants recommandés pour le travail  fait en relation avec un projet artistique, tel une exposition.

Lorsqu’un tarif est réduit selon le nombre d’œuvres utilisées, ce chiffre peut faire référence au nombre d’œuvres d’artistes représentés par Droits d’auteur Arts visuels qui sont incluses dans la licence. L’expression « selon le nombre d’œuvres » peut aussi faire référence au nombre d’œuvres d’un seul artiste, si plusieurs participent à l’exposition ou à la publication. 

Le calcul des redevances dues à un artiste pour l’utilisation de ses œuvres peut se faire proportionnellement aux ventes. La participation aux profits découlant des ventes est définie dans des contrats particuliers établis entre l’artiste et l’éditeur. Ce type de tarification proportionnelle aux ventes peut survenir dans certains cas comme les: 

• Monographies dédiées principalement à un seul artiste ; 
• Éditions de cartes, affiches, calendriers et autres produits comportant des reproductions ; 
• Éditions de sculptures, d’estampes ou de tapisseries. 

À tout utilisateur désirant modifier d’une quelconque façon la représentation d’une œuvre, Droits d’auteur Arts Visuels exige une permission écrite de l’auteur avant qu’une licence soit émise. Que ce soit pour changer les couleurs, les dimensions, pour la surimpression de texte, etc., l’autorisation de l’artiste est requise avant de procéder à la production finale des copies. Cette exigence découle de l’un des droits moraux de l’auteur, le droit à l’intégrité de l’œuvre, tel que défini dans la Loi sur le droit d’auteur. À moins de renonciation écrite, l’artiste conserve les droits moraux sur son œuvre.

Dans le cas d’une exposition pour laquelle la redevance de droit d’exposition demandée par Droits d’auteur Arts Visuels est versée par l’utilisateur, une réduction de 50% s’applique pour toute reproduction ou communication d’une reproduction d’œuvres de cette exposition dans le but d’en faire la promotion.

Lorsque des œuvres sont exposées exclusivement pour fins de vente ou de location, le diffuseur n’est pas requis de payer les tarifs de droit d’exposition pourvu que la vente ou la location d’œuvres d’art soient ses principales activités commerciales. Pour tous les autres une redevance de droit d’exposition peut être exigée. Les redevances régulières pour les droits de reproduction ou de communication peuvent s’appliquer, notamment lorsque ces utilisations sont faites pour promouvoir l’entreprise elle-même.

Lorsque des œuvres sont exposées ou reproduites sans avoir obtenu une licence appropriée de Droits d’auteur Arts Visuels, l’utilisateur recevra une facture rétroactive pour toutes les redevances exigibles en plus d’une pénalité de 100 $ ou de 25%, soit le montant le plus élevé des deux. 

Les factures émises par Droits d’auteur Arts Visuels doivent être payées dans les 30 jours suivant leur réception. Dans le cas où une utilisation déjà autorisée ne se réalisait pas, Droits d’auteur Arts Visuels pourra effectuer un remboursement si un avis écrit lui est envoyé dans les 30 jours suivant la signature de la licence. Pour tout remboursement, Droits d’auteur Arts Visuels se réserve le droit de conserver la commission qui lui est due.

En général, le versement des redevances aux artistes se fait dans les 30 jours de leur réception par Droits d’auteur Arts visuels. Pour les montants de moins de 100$, à moins qu’un MEMBRE en fasse la demande expressément, les redevances sont accumulées jusqu’à un total d’au moins 100$ avant qu’elles soient remises à l’artiste. Ceci afin de réduire notre empreinte carbonique et d’économiser sur les frais de production de chèques.

Une autorisation émise par Droits d’auteur Arts Visuels s’applique en général pour un tirage spécifique. Droits d’auteur Arts Visuels a le droit de demander et d’obtenir une preuve de la quantité de reproductions imprimées (par exemple la facture d’impression).

L’utilisateur dispose d’un délai de deux ans pour réaliser la reproduction autorisée, et de un an pour une exposition, à compter de la date d’émission de la licence. À la fin de cette période, l’utilisateur doit refaire une demande d’autorisation à Droits d’auteur Arts Visuels.

Une utilisation est considérée comme publicitaire lorsque l’œuvre est utilisée pour promouvoir un service ou un produit autre que l’œuvre elle-même, l’artiste ou une exposition dont l’œuvre fait partie. Par exemple, lorsque l’œuvre sert à promouvoir un musée, une galerie d’art, il s’agit d’une utilisation publicitaire. Les objets promotionnels tels les calendriers, les tasses, les agendas, les t-shirts et les brochures utilisés pour promouvoir une institution ou une entreprise sont considérés comme des utilisations publicitaires, que ces objets soient mis en vente ou distribués gratuitement. 

Droits d’auteur Arts Visuels tient compte des différences dans les budgets d’opération des institutions de diffusion. Les petits musées, les centres d’expositions, les centres d’artistes autogérés, les périodiques culturels etc., bénéficient de tarifs plus avantageux selon les catégories établies dans la Grille RAAV-CARFAC des tarifs minimum pour droits d'auteur et services professionnels. 

La Loi sur le droit d’auteur ne définit pas le concept d’utilisation équitable. Il n’y a pas infraction lorsqu’une œuvre est copiée dans un certain nombre de cas limités. Afin de déterminer s’il y a bien eu infraction, les tribunaux étudieraient avec précaution toute dispute concernant l’utilisation équitable. Parmi les utilisations équitables mentionnons la copie pour fins d’étude ou de recherche privée, pour en faire une parodie ou une critique, pour rédiger une critique, un compte-rendu ou une nouvelle, ou l’utilisation limitée de petites parties d’une œuvre (parfois appelées utilisations incidentes). Toute réclamation d’utilisation équitable pour fins éducatives devrait être examinée de près pour déterminer si l’utilisation est véritablement équitable. En toute circonstance, on doit mentionner le nom de l’artiste et le titre de l’œuvre.

Certains artistes créent des œuvres en utilisant l’œuvre, ou une partie de l’œuvre, d’autres artistes. Ce type d’utilisation, couramment appelé « appropriation », nécessite une autorisation écrite de Droits d’auteur Arts Visuels pour toute œuvre d’un artiste qu’elle représente. Une infraction à cette règle peut résulter en un recours aux tribunaux.

Suite à une modification de la Loi sur le droit d’auteur survenue en 2012, à moins d’une entente écrite entre un artiste et un photographe, les droits d’auteur sur la photographie d’une œuvre d’art appartiennent au photographe. Cela signifie qu’un artiste qui commande une photo d’une de ses œuvres à un photographe doit s’assurer que le photographe lui accorde le droit d’utiliser la photographie. Le RAAV a développé un contrat-type pour ce genre d’entente. Les artistes membres de CARFAC ou du RAAV, ainsi que les artistes membres de Droits d’auteur Arts Visuels peuvent l’obtenir gratuitement. Pour les autres, le contrat est disponible moyennant un paiement de 20$.